Wie du schnell und stressfrei einen neuen Stundenplan organisierst

Stundenplan für Instrumentalunterricht organisieren

Nach den Sommerferien kommt eine komplizierte Aufgabe auf uns Instrumentallehrer zu: Wir dürfen einen neuen Stundenplan organisieren! Alle Schüler unter einen Hut zu kriegen kann richtig stressig werden. Doch es gibt ein paar Taktiken, mit denen du ganz entspannt und in kurzer Zeit einen neuen Stundenplan für deinen Unterricht erstellen kannst.

Aus Erfahrung weiß ich, dass es irgendwie immer funktioniert. Egal wie unmöglich es zwischendurch aussieht. Doch ich habe mir auch schon so manches Mal die Haare gerauft und nachts die Stunden meiner Schüler hin und her geschoben…

Es kann auch einiges an Zeit in Anspruch nehmen, wenn man auf Informationen oder Antwort einer bestimmten Familie wartet. Du hängst in der Luft und organisierst gedanklich weiter. Was wäre wenn…

Und das ist deine Freizeit! Zeit, in der du üben, lesen, spazieren gehen oder sonst etwas könntest. Ohne kreisende Gedanken.

Ich bin also dafür, dass du deinen neuen Stundenplan schnell und unkompliziert erstellen darfst.

Die fünf Schritte für das Organisieren eines neuen Stundenplanes.

1. Lass den alten Stundenplan noch etwas laufen.

Bevor du jedem Schüler hinterher telefonierst, emailst oder textest, wann er denn jetzt Zeit hat, lasse den alten Stundenplan noch ein bis zwei Wochen laufen. An den alten Termin sind alle gewöhnt.

Nicht alle Schüler wissen sofort am ersten Schultag ihre verfügbaren Zeiten. Manche Schulen geben erst einen vorläufigen Stundenplan heraus und teilweise müssen noch Zeiten für Hobbies recherchiert werden.  

Sollte ein Schüler gar nicht zu seiner alten Zeit können, biete deinem Schüler für diese eine oder zwei Stunden eine Alternative an.

2. Versende einen Zeitplan zum Anstreichen – mit Regeln und Frist.

Am letzten Ferientag schickst du allen Schülern per E-Mail einen Zeitplan zum Ausfüllen. Alternativ kannst du den ausgedruckten Zeitplan bereits in der letzten Stunde vor den Ferien verteilen.

Instrumentalunterricht Stundenplan erstellen

Wie du siehst, nutze ich einen einfachen Stundenplan auf denen nur meine verfügbaren Zeiten in Viertelstundeneinheiten zu finden sind. Du kannst dieses Formular mit einer einfachen Tabelle in Word erstellen und jedes Jahr nach Bedarf anpassen und wiederverwenden.

Mach dir Gedanken an welchen Tagen und zu welchen Zeit du unterrichten möchtest. Das wirst du nicht immer durchsetzen können, doch es schult dein Bewusstsein für deine Grenzen und Bedürfnisse.

Achte darauf, dass du ein Abgabedatum für den Zeitplan angibst. Eine Woche nach Schulstart ist ausreichend, du brauchst anschließend noch etwas Zeit für das Organisieren und Informieren der Schüler.

Bitte deine Schüler beim Ausfüllen die folgenden zwei magischen Regeln zu befolgen:

Schreibe außerdem die folgenden zwei Regeln auf:

Tatsächlich gibt es zwei Regeln, die sich für eine einfache Organisation des Stundenplanes bewährt haben:

  1. Zeiträume wegstreichen, an denen er nicht kann.
  2. Mindestens zwei Wochentage angeben.

Ich würde sogar sagen, dass sie entscheidend für eine schnelle Organisation sind. Bestehe darauf!

Durch die Zeiträume siehst du schnell wann dein Schüler kann und keiner kommt auf die Idee sich eine spezielle Zeit zu wünschen. Sobald du einen Schüler hast, der nur zu einer ganz bestimmten Zeit kann, wird es kompliziert und du raufst dir die Haare, weil irgendwo eine Viertelstunde fehlt…

Es gibt immer Schüler, die nur einen Wochentag angeben. Erinnere deine Schüler daran, dass der neue Stundenplan für alle passen soll und du von ALLEN Schülern zwei mögliche Tage brauchst. Keine Ausnahme. (Falls du an zwei oder drei Tagen unterrichtest, kannst du wahrscheinlich darauf verzichten.)

Sollte ein Schüler auf seinem alten Termin bleiben wollen, kann er dies vermerken. Trotzdem sollte auch er Zeiträume an zwei Tagen nennen.

Diese Regeln geben dir Flexibilität beim Planen, ansonsten musst du immer wieder nachfragen und evtl. einige Stunden auf die Antwort des Schülers warten. Das zieht den Prozess ordentlich in die Länge und strapaziert deine Nerven weil du in der Luft hängst.

3. Sammle die Antworten – aber fange nicht an zu planen!

Nach und nach trudeln die Antworten der Schüler ein. Prüfe, ob du die Antworten verstehst, also ob der Plan eindeutig angestrichen ist.

Aber – fang bloß nicht an zu planen! Dir fehlen noch die Infos der anderen Schüler und der letzte kann alles wieder durcheinanderwirbeln. Das ist absolut vergeudete Zeit.

Notiere dir welche Antworten du erhalten hast und erinnere einen Tag vor Ablauf der Frist die letzten Schüler an die Abgabe.

4. Plane in einem Rutsch und prüfe, ob du Pausen und Fahrtzeiten berücksichtigt hast

Sobald du alle Terminwünsche erhalten hast, kannst du in aller Ruhe mit der Organisation des Stundenplans beginnen. Nimm dir einen Zeitplan und beginne zum Beispiel mit dem Montag. Welcher Schüler hat den Montag angegeben und ab wann kann er? Trage den Schülernamen mit Bleistift ein und gehe weiter. Radiere und verschiebe bis das es passt.

Falls du Hausbesuche machst, prüfe, ob du evtl. Fahrtzeiten ausreichend berücksichtigt hast. Falls du zu Hause unterrichtest überlege dir, ob du ausreichend Pausen eingeplant hast.

Instrumentalunterricht flexibel planen

5. Informiere deine Schüler

Informiere jeden Schüler über die neue Unterrichtszeit. Ich nutze vor allem WhatsApp in meiner Schülerkommunikation, doch du kannst auch eine E-Mail schicken und um Bestätigung bitten.

Nun kannst du dir deinen neuen Stundenplan noch einmal schön aufschreiben und ausdrucken. Ich passe außerdem noch meine Unterrichtsnotizen und Übe-Listen an, da meine Schüler immer in Stundenplanordnung in meinen Dateien auftauchen.

Und dann bist du auch schon fertig! Ganz ohne Stress und schlaflosen Nächten…

Hast du noch weitere Tipps für eine stressfreie Stundenplanorganisation? Schreib sie gern in die Kommentare.

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